2.4 Cyfryzacja lubelskich MŚP

Działanie 2.4 „Cyfryzacja lubelskich MŚP” to jeden z kluczowych instrumentów wsparcia dla przedsiębiorców w ramach programu Fundusze Europejskie dla Lubelskiego 2021–2027. Jego celem jest przyspieszenie transformacji cyfrowej mikro, małych i średnich firm z regionu, tak aby zwiększyć ich konkurencyjność, bezpieczeństwo i odporność na kryzysy. Dofinansowanie pochodzi z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) i jest realizowane w ramach priorytetu dotyczącego transformacji gospodarczej i cyfrowej regionu.

Poniżej znajdziesz szczegółowy opis tego działania – kto może skorzystać z dotacji, na co można dostać środki oraz jak wygląda proces ubiegania się o wsparcie.

Działanie 2.4 wspiera wdrażanie zaawansowanych rozwiązań cyfrowych w przedsiębiorstwach z województwa lubelskiego. Chodzi nie tylko o zakup pojedynczych komputerów czy oprogramowania biurowego, ale przede wszystkim o strategiczne inwestycje w cyfryzację procesów biznesowych – od sprzedaży i logistyki, po produkcję, analitykę danych i obsługę klienta.

Jest to konkursowe działanie – projekty są wybierane w trybie konkurencyjnym, na podstawie regulaminu, kryteriów wyboru i punktacji.

O środki w ramach dotacji mogą ubiegać się przede wszystkim:

• mikro przedsiębiorstwa,

• małe przedsiębiorstwa,

• średnie przedsiębiorstwa,

które prowadzą działalność na terenie województwa lubelskiego (posiadają tu siedzibę lub oddział i realizują projekt w regionie). Działanie jest więc skierowane do firm, które faktycznie funkcjonują w lokalnej gospodarce.

Szczegółowe warunki kwalifikowalności – m.in. wykluczenia branżowe (np. część sektorów rolnych czy finansowych), wymagania dotyczące statusu MŚP czy sytuacji finansowej przedsiębiorstwa – są opisane w regulaminie naboru publikowanym przez instytucje zarządzające programem.

Zakres kosztów kwalifikowanych w tym działaniu obejmuje przede wszystkim inwestycje w technologie cyfrowe, które realnie zmieniają sposób funkcjonowania firmy. Na podstawie dokumentów programu oraz przykładowych projektów można wskazać typowe obszary wsparcia:

1. Specjalistyczne systemy IT i oprogramowanie

Dotacja może objąć m.in.:

• systemy klasy ERP (planowanie zasobów przedsiębiorstwa),

• systemy CRM (zarządzanie relacjami z klientami),

• systemy do prognozowania sprzedaży, planowania produkcji i gospodarki magazynowej,

• oprogramowanie do zarządzania lojalnością klientów, programami punktowymi, e-commerce itp.,

• branżowe systemy wspierające np. produkcję, usługi medyczne, logistykę czy hotelarstwo.

Przykładowe projekty realizowane w ramach działania obejmują wdrożenie kompleksowego systemu ERP wraz z konfiguracją i szkoleniami, czy zakup licencji na specjalistyczne aplikacje służące do analizy danych i prognozowania zakupów.

2. Sprzęt i infrastruktura IT

Cyfryzacja wymaga często modernizacji infrastruktury technicznej, dlatego do kosztów kwalifikowalnych mogą należeć np.:

• serwery i macierze danych,

• urządzenia sieciowe,

• sprzęt niezbędny do funkcjonowania wdrażanych systemów (w szczególnych przypadkach, gdy jest bezpośrednio związany z celem projektu).

W dokumentach konkursowych pojawiają się np. zapytania ofertowe dotyczące zakupu serwerów czy rozwiązań chmurowych w ramach projektów finansowanych z dotacji.

3. Usługi wdrożeniowe i szkoleniowe

Sama licencja na system IT to za mało – projekt może obejmować również:

• analizę przedwdrożeniową,

• konfigurację i personalizację oprogramowania,

• integrację z istniejącymi systemami,

• szkolenia pracowników z obsługi nowych narzędzi.

Takie elementy często stanowią dużą część wartości projektu, a program dopuszcza finansowanie usług wdrożeniowych i szkoleń pod warunkiem, że są bezpośrednio powiązane z nowymi rozwiązaniami cyfrowymi.

4. Rozwiązania chmurowe i cyberbezpieczeństwo

Nowoczesna cyfryzacja to także przejście do chmury i zwiększenie bezpieczeństwa danych. W ramach działania mogą być finansowane m.in.:

• usługi hostingu w chmurze obliczeniowej,

• rozwiązania z zakresu backupów, ochrony antywirusowej, firewalli,

• systemy poprawiające bezpieczeństwo przetwarzania danych klientów i kontrahentów.

W regulaminach naboru dla działania 2.4 określono zarówno maksymalny procent dofinansowania, jak i górną kwotę wsparcia dla jednego projektu:

• maksymalny poziom dofinansowania może wynosić do 70% kosztów kwalifikowanych projektu
• maksymalna kwota dotacji wynosi 800 000 zł

Oznacza to, że pozostałą część kosztów (co najmniej 30%) przedsiębiorca musi pokryć z własnych środków jako wkład własny. Wysokość realnego wsparcia może różnić się w zależności od konkretnego naboru, rodzaju projektu oraz sytuacji przedsiębiorstwa, dlatego zawsze trzeba sprawdzić aktualną dokumentację.

Działanie 2.4 jest realizowane w formie konkursów ogłaszanych w określonych terminach. Przykładowo, jeden z naborów w 2023 r. był prowadzony w okresie od końca sierpnia do końca listopada, a kolejny planowany nabór ma trwać – według aktualnych zapowiedzi – od 19 grudnia 2025 r. do 27 lutego 2026 r.

Procedura składania wniosków jest szczegółowo opisana w instrukcji przygotowania i złożenia wniosku oraz w regulaminie danego naboru. Typowo obejmuje ona:

1. Zapoznanie się z dokumentacją

• regulamin wyboru projektów,
• instrukcja wypełniania wniosku,
• wzory załączników.

2. Przygotowanie koncepcji projektu

• diagnoza potrzeb cyfryzacji w firmie,
• wybór systemów i rozwiązań,
• określenie mierzalnych rezultatów (np. skrócenie czasu obsługi zamówień, automatyzacja procesów).

3. Wypełnienie wniosku w systemie teleinformatycznym

• opis projektu, harmonogram, budżet, wskaźniki,
• dołączenie wymaganych załączników (np. sprawozdania finansowe, oferty, dokumenty rejestrowe).

4. Ocena formalna i merytoryczna

• sprawdzenie poprawności wniosku,
• przyznanie punktów według kryteriów (jakość projektu, innowacyjność, wpływ na rozwój firmy, opłacalność, gotowość do realizacji).

5. Podpisanie umowy o dofinansowanie

• po pozytywnej ocenie projektu i przyznaniu dotacji.

Jeśli chcesz wykorzystać działanie 2.4 do rozwoju swojej firmy, zwróć uwagę na kilka kluczowych elementów:

1. Pokaż realną zmianę w firmie
Projekt nie powinien polegać wyłącznie na zakupie pojedynczego sprzętu. Wniosek powinien wyraźnie pokazywać, jak wdrożone rozwiązania cyfrowe zmieniają procesy w firmie – np. automatyzują zamówienia, poprawiają logistykę, zmniejszają liczbę błędów.

2. Powiąż inwestycję z wynikami biznesowymi
Wsparcie ma poprawić konkurencyjność i produktywność. Warto więc zaplanować wskaźniki – np. wzrost sprzedaży online, skrócenie czasu obsługi klienta, redukcję kosztów operacyjnych.

3. Uwzględnij cyberbezpieczeństwo i zgodność z przepisami
Projekty związane z cyfryzacją danych klientów, dokumentów czy procesów powinny przewidywać odpowiedni poziom bezpieczeństwa, zgodność z RODO i innymi wymaganiami prawnymi.

4. Dokładnie zaplanuj budżet
Koszty muszą być uzasadnione i konkurencyjne. Często wymagane są oferty od dostawców, a wydatki muszą spełniać zasady kwalifikowalności.

5. Nie odkładaj pracy nad wnioskiem na ostatni moment
Dokumenty, załączniki, oferty i konsultacje z dostawcami rozwiązań cyfrowych wymagają czasu. Im wcześniej zaczniesz, tym łatwiej unikniesz błędów formalnych.

Działanie 2.4 „Cyfryzacja lubelskich MŚP” to szansa dla firm z województwa lubelskiego na sfinansowanie kluczowych inwestycji w cyfryzację: od wdrożenia systemów ERP i CRM, przez rozwiązania chmurowe, po zaawansowaną analitykę danych i cyberbezpieczeństwo. Dofinansowanie może pokryć znaczną część kosztów (nawet do około 70% wydatków kwalifikowanych), przy czym maksymalna kwota dotacji w dotychczasowych naborach sięgała 800 tys. zł.

Jeśli prowadzisz mikro, małą lub średnią firmę w woj. lubelskim i planujesz rozwinąć swój biznes poprzez cyfryzację, warto:

• śledzić ogłoszenia o naborach na stronach poświęconych Funduszom Europejskim w regionie,

• dokładnie zapoznać się z regulaminem konkursu,

• zaplanować projekt tak, aby jasno pokazywał realną transformację cyfrową Twojego przedsiębiorstwa.

Dobrze przygotowany projekt cyfryzacji może nie tylko zdobyć dofinansowanie, ale przede wszystkim stać się punktem zwrotnym w rozwoju Twojej firmy na coraz bardziej cyfrowym rynku.