Konkurencyjność przedsiębiorstw z sektora MŚP stanowi jeden z warunków dynamicznego rozwoju przedsiębiorczości w państwie. Wejście Polski do Unii Europejskiej stworzyło szansę ekspansji rodzimych firm na szersze rynki. Wymaga to jednak odpowiednich zasobów, które nie zawsze znajdują się w posiadaniu przedsiębiorców. W rozwiązaniu problemów z kapitałem pomagają środki finansowe z funduszy europejskich.
Czym jest refundacja w projektach unijnych dla firm z sektora MŚP?
Refundacja stanowi podstawowy sposób udzielania dofinansowania projektów unijnych dla firm z sektora mikro oraz małych i średnich przedsiębiorców. Może dotyczyć całości lub części wydatków. W odróżnieniu od płatności zaliczkowych następuje dopiero po poniesieniu kosztów, które kwalifikują się do wsparcia. Związane z realizacją projektu wydatki w pierwszej kolejności pokrywane są ze środków własnych przedsiębiorcy, a dopiero potem zostają refundowane ze środków europejskich. Dofinansowanie w formie refundacji projektów unijnych powoduje konieczność zabezpieczenia przez przedsiębiorcę większej liczby środków na realizację inwestycji. Wymaga również posiadanie wkładu własnego – zwrot kosztów może bowiem nastąpić w różnych okresach czasu, do nawet kilku miesięcy.
Jak rozliczyć refundacje w projektach unijnych?
Rozliczenie refundacji w projektach unijnych, niezależnie od tego, czy pokrywa całość, czy tylko część poniesionych kosztów, wymaga od przedsiębiorcy złożenie wniosku o płatność do właściwej instytucji finansowej. Do wniosku powinny zostać dołączone załączniki w postaci dokumentów potwierdzających wydatki powstałe w trakcie realizacji projektu. Na ich podstawie ustalana jest wysokość refundacji.
Rodzaje wymaganych dokumentów potwierdzających poniesione wydatki w ramach projektu
Dokumentami, jakie należy załączyć do wniosku o rozliczenie poniesionych już kosztów w części finansowej i przyznanie refundacji, są:
- kopie faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej,
- kopie dokumentów potwierdzających wykonanie prac lub odbiór sprzętu, urządzeń, dostaw i robót budowlanych,
- kopie wyciągów bankowych z rachunku beneficjenta lub przelewów bankowych bądź innych dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów,
- kopie innych dokumentów potwierdzających i uzasadniających prawidłową realizację projektu,
- kopie innych dokumentów wymaganych przez udzielającą refundacji instytucję finansową.
W szczególnych przypadkach może być wymagane załączenie kopii indywidualnej interpretacji prawa podatkowego oraz złożenie wyjaśnień związanych z realizacją projektu. Wszystkie załączniki muszą być oznaczone datą, a ich zgodność z oryginałem musi zostać potwierdzona przez beneficjenta lub osobę upoważnioną. Dokładny spis wymaganych dokumentów określany jest w wytycznych danego programu dofinansowania i umowy o refundację.
Refundacja a charakter warunkowy – o czym warto pamiętać?
Refundacja ma charakter warunkowy. Oznacza to, że środki inwestycji zwracane są wyłącznie w momencie, gdy poczynione wydatki są w pełni zgodne z umową o dofinansowanie projektu, a także przepisami prawa polskiego, wspólnotowego oraz poszczególnych instytucji zarządzających. W celu zapewnienia tej zgodności przedsiębiorca powinien pamiętać o zbieraniu wszystkich związanych z realizacją projektu dokumentów, a także ich właściwym znakowaniu i księgowaniu.
Dokumentacja dotycząca pracowników
Przedsiębiorcy, którzy w ramach realizacji projektu zatrudniali pracowników, muszą pamiętać o rzetelnym prowadzeniu dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie obiektywnego procesu rekrutacji, zawarcie legalnych umów, a także wywiązywanie się ze zobowiązań zarówno wobec zatrudnionych, jak i wobec skarbu państwa i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Znakowanie dokumentów
Wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu powinny być oznakowane w sposób umożliwiający ich jednoznaczną klasyfikację. Ma to na celu zapobieganie próbom ich wykorzystania w celu ubiegania się o refundację przy innych inwestycjach. Do znakowania i przypisywania dokumentów do konkretnego projektu wykorzystywane są najczęściej zawierające stosowne informacje pieczątki.
Księgowanie dokumentów
Księgowanie dokumentów związanych z realizacją projektu musi pozwalać na ich szybką i łatwą identyfikację. Wymagane jest prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej. Może ona polegać na wprowadzeniu jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji lub ich pozycjonowanie na specjalnie w tym celu utworzonych kontach.
Przedsiębiorcy ubiegający się o refundację muszą również pamiętać, by wszelkie dotyczące projektu płatności odbywały się za pośrednictwem osobnego konta bankowego, które należy wskazać w umowie dotacji.
Najnowsze komentarze